Wat zou jij doen als je tot wel 60% op jouw telefoonkosten kan besparen.

Meer dan 66% van de bedrijven hebben inmiddels SIP trunking geadopteerd en besparen hiermee tot wel 70% telefoonkosten vergeleken met traditionele telefonie. SIP trunking wordt gebruikt in een VoIP telefoonomgeving. Een sip trunk biedt veel kostenbesparing maar ook veel functionaliteit. Maak jij nog gebruik van traditionele zakelijke telefonie en zou jij ook graag willen besparen op jouw zakelijke telefoonrekening? Lees dan onderstaand artikel om teleurstelling bij de overgang van traditioneel bellen naar VoIP te voorkomen.

5 belangrijkste valkuilen bij SIP trunks en hoe deze te voorkomen

Een SIP trunk is een internetconnectie waarover spraakverkeer (telefoonverkeer) wordt afgeleverd bij een VoIP provider. Zo’n VoIP provider wordt ook wel InternetSIP trunk Telefoon Service Provider (ITSP) genoemd.

Een SIP trunk kent ook enkele valkuilen. In dit artikel laten we de 5 belangrijkste valkuilen de revue passeren en vertellen we jou hoe deze voorkomen kunnen worden.

Valkuil: Onvoldoende bandbreedte

SIP trunks zijn volledig afhankelijk van je internetconnectie. De beschikbare bandbreedte van die internetconnectie is bepalend voor een goede gesprekskwaliteit. Onvoldoende bandbreedte zorgt ervoor dat gesprekken haperen (hakkelen), afgebroken worden of zelfs helemaal niet tot stand kunnen komen. Vergelijk de internetverbinding maar met een snelweg. Hoe minder rijbanen de snelweg heeft hoe minder auto’s er tegelijkertijd van deze snelweg gebruik kunnen maken.

Oplossing:

De oplossing is simpel. Zorg ervoor dat de bandbreedte voldoende is voor het geschatte aantal gelijktijdige gesprekken. Voldoende bandbreedte kan gerealiseerd Bandbreedteworden door de huidige internet verbinding te upgraden. Aan de hand van een postcode check kan veelal een indicatie worden verkregen wat op jouw adres leverbaar is aan type internetverbinding en beschikbare bandbreedte. Is een upgrade niet mogelijk of is de maximaal beschikbare bandbreedte op jouw locatie onvoldoende dan kan vaak een tweede internetverbinding geleverd worden.

Om een indicatie te krijgen van de benodigd bandbreedte kan je de volgende simpele formule gebruiken:

aantal gelijktijdige gesprekken x 100kb/sec = totale bandbreedte voor VoIP gesprekken.

Tel dit op bij de bandbreedte die je nu al gebruikt voor je dagelijkse internetbehoefte van het computernetwerk en je hebt een goede indicatie van de benodigde bandbreedte.

Valkuil: Onvoldoende inzicht in je gespreksvolume

Veel VoIP providers berekenen de gesprekkosten per minuut. Bij bedrijven met een laag belvolume of seizoengebonden bedrijven, is dit voordelig omdat deze bedrijven alleen betalen voor hetgeen ze daadwerkelijk gebruiken. Echter bij bedrijven met hoge belvolumes (zoals call centers) kan dit nadelig uitpakken. Een probleem ontstaat als jij onvoldoende inzicht hebt in jouw belvolume en jij uiteindelijk meer moet betalen dan je verwacht had.

Oplossing:

Doe een grondige analyse van de belhistorie van jouw bedrijf. Aan de hand van de drie meest recente facturen van jouw huidige provider kan je een analyse maken van deConcurrent calls hoeveelheid minuten die jouw bedrijf per maand verbruikt. Maar kijk ook naar het aantal gelijktijdige gesprekken op de drukste tijden van jouw organisatie. Als het belvolume hoog is kan het voordelig zijn een provider te kiezen die een zgn. flat fee abonnement aanbiedt. Een flat fee abonnement is een abonnement waarbij je onbeperkt mag bellen (vaak alleen binnen Nederland) naar vaste en mobiele nummers. Let op, zo’n flat fee abonnement is meestal gebaseerd op een fair use policy. Als blijkt dat het belvolume opeens fors toeneemt dan kan er een naheffing in rekening worden gebracht en zal het maandbedrag worden opgehoogd. Ook kan het zijn dat, als het belvolume een zgn. belbundel overstijgt, je extra moet betalen voor het volume buiten je belbundel. Dit laatste zie je nogal eens terug bij mobiele abonnementen.

Valkuil: Het snel porteren van telefoonnummers

Het behoud van telefoonnummers bij overgang van de ene naar andere provider is voor de meeste bedrijven essentieel. Deze overgang wordt porteren genoemd. Providers zijn verplicht medewerking te verlenen aan het porteren van telefoonnummers. Dit geldt zowel voor mobiele- als vaste telefoonnummers. Providers zijn echter niet verplicht om dit zo snel mogelijk te doen. Het kan dan ook nogal eens wat tijd in beslag nemen voordat de nummers zijn overgedragen naar de nieuwe provider.

Oplossing:

Houdt bij de planning voor overgang van de ene naar andere provider rekening met het porteren van telefoonnummers. De nieuwe provider kan ruim van te voren een porteringsverzoek indienen bij jouw huidige provider en een datum vastzetten voor de portering. Als vuistregel kan een periode van 3-4 weken voor de daadwerkelijke portering worden gehanteerd om een porteringsverzoek in te dienen. Overigens blijkt in de praktijk een porteringsverzoek bij een traditionele telefoonprovider langer te duren dan tussen VoIP providers onderling. Indien toch een snelle overgang naar een andere provider wenselijk is dan kan een tijdelijke  oplossing zijn om het te porteren nummer door te laten schakelen naar een nieuw telefoonnummer die door de nieuwe provider beschikbaar kan worden gesteld.

Valkuil: Faxen, alarmering en frankeermachines

FaxOndanks e-mail, technologie voor elektronische handtekeningen en andere opties, zijn er nog steeds faxapparaten in bedrijven te vinden. Bij veel van die bedrijven wordt de fax niet of nauwelijks meer gebruikt. Als de fax dan toch noodzakelijk is dan moet er goed worden nagedacht over hoe deze in te zetten in een VoIP omgeving. Faxen over VoIP kan een technische uitdaging zijn. Zelfs in een traditionele telefoonomgeving komt het nogal eens voor dat een fax niet verstuurd kan worden of niet aankomt.

Ook wordt er nogal eens vergeten aandacht te besteden aan het alarmsysteem en de frankeermachines. Apparaten die traditioneel ook gebruik maken van een telefoonlijn om te communiceren met de buitenwereld.

Oplossing:

Omdat faxen via VoIP vaak toch een grote technische uitdaging is op het gebied van betrouwbaarheid wordt vaak gekozen om een zgn. fax naar e-mail en e-mail naar fax dienst in te zetten. Kortweg betekent dit dat een fax document wordt ingescand en via e-mail naar de VoIP provider wordt gestuurd die deze dan doorzet naar het bedrijf waar de fax naar toe gestuurd moet worden. Dit gebeurt overigens helemaal automatisch. Omgekeerd wordt een te ontvangen fax door de provider afgevangen en doorgezet naar een e-mail adres van de te ontvangen partij. Een andere mogelijk is om een enkele analoge lijn te behouden of aan te vragen die als faxlijn kan worden ingezet.

Veel alarmeringssystemen kunnen tegenwoordig worden voorzien van een module die het mogelijk maakt om via Internet te communiceren met de meldkamer. Navraag bij de leverancier van de alarmcentrale leert snel of jouw alarmcentrale geschikt gemaakt kan worden voor IP alarmering. Ditzelfde geld ook voor de frankeermachine. Indien toch een traditionele telefoonlijn beschikbaar blijft dan kan deze ook worden ingezet voor de alarmering en/of frankeermachine.

Valkuil: Geen prioriteit aan spraak

Hoogstwaarschijnlijk gaat er veel verkeer over jouw datanetwerk en internetverbinding. Denk aan e-mail, zoeken op het internet, bestanden delen, remote toegang, verkeer van en naar hosted applicaties, enz. Zonder spraak verkeer is het niet zo’n ramp als het wat drukker is op het data netwerk. Het enige wat je in zo’n situatie merkt is dat internetpagina’s langzamer laden of dat het langer duurt voordat een document is opgehaald. Bij spraak is het echter direct merkbaar. De gesprekskwaliteit wordt minder, gesprekken gaan haperen of kunnen niet worden opgezet, verbindingen worden verbroken, enz.

Oplossing:

QoSModerne  netwerkapparatuur, zoals routers, beschikken tegenwoordig over een optie om spraakverkeer voorrang te verlenen op ander verkeer. Dit wordt Quality of Service (Q0S) genoemd. QoS kan worden gezien als de verkeersagent op jouw datanetwerk en stelt jou in staat om bepaald verkeer zoals spraak en/of video, voorrang te geven. Het is meestal mogelijk om dit verkeer een bepaalde vaste bandbreedte toe te kennen. Zodra dit verkeer is afgehandeld wordt de bandbreedte weer vrij gegeven voor het overige verkeer. Een andere mogelijkheid is natuurlijk het spraak verkeer op netwerk niveau volledig te scheiden van het overige verkeer en een aparte internetverbinding te gebruiken.

 

Share